浅谈人事档案管理

  浅谈人事档案管理

   李万丽 北京市顺义区妇幼保健院

   摘要:医疗卫生单位人事档案是人才信息的主要来源,对于医疗卫生单位开展人事管理优化配置起着举足轻重作用。人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动,是人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历和德才表现的文件材料。卫生系统人事档案是对卫生人才个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩的记载,是重要的人事信息资源,也是合理配置人力资源的重要依据。完善人事档案管理,充分发挥医院人事档案管理作用,是促进卫生人事制度改革,有效配置卫生人力资源、促进医院发展的有力保证。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词:人事档案 管理 人力资源

   人事档案是个人经历的记录,是一个人德、能、勤、绩、廉情况的综合反映,是历史地、全面地考察了解和正确地选拔使用干部的重要依据,是做好人力资源开发的基础性工作,直接影响人才使用的效率和质量。随着社会的发展和医疗体制改革的不断深入,给医疗卫生单位人事档案工作提出了更多的要求。切实提高医疗卫生单位人事档案质量,加强医疗单位人事档案管理已迫在眉睫。人事档案的传统功能正在逐渐被弱化,现有的卫生人事档案已远远不能适应社会发展的变化和需要。本文就医疗卫生人事档案管理工作中存在的问题进行阐述,并提出对策,以适应社会发展形势的要求,为医疗卫生事业的发展进一步服务。

   一、医疗卫生系统人事档案管理现状

   2013年对本地区医疗卫生系统的3896人的档案进行整理,档案材料不齐全及内容不规范的有1786人,占45.8%。其中卫生专业技术资格考试登记表(正副主任医师资格评审表)缺失463人,年度考核表缺失156人,工资变动材料缺失38人,调动材料缺失26人份,人员招聘录用材料缺失的32人,其他材料缺失的43人,另有1028人档案材料内容不规范。

   二、医疗卫生系统人事档案管理存在的问题

   1.档案意识淡薄,轻视档案工作

   医疗卫生系统领导层对人事档案管理不够重视。由于医疗卫生系统的主要任务是医疗工作,在管理工作中普遍存在重视医疗技术、医疗质量,而忽视人事档案管理工作的现象,从而造成人事档案管理在人力、物力、财力上处处受制约,影响了档案管理工作的发展,使档案管理条件十分落后,工作效率低下,缺乏与现代社会发展相适应的设备及先进的管理手段。

   医疗卫生系统个人档案意识淡薄。由于存档本人忽视人事档案的重要价值,致使档案材料的收集不及时,不规范,有些人认为只要不调离现工作单位,档案就没什么意义,因此将某些材料留在自己手中,例如授予医师资格审核表,卫生专业技术资格考试登记表,(副)主任医师资格评审表等;有些材料是由本人到人事考试中心领取的,即使材料上注明“此表需存入本人人事档案”,本人还是未予以重视,长时间将材料存放自己手中,以至于最终将材料遗失,致使档案中缺少了重要的材料,导致档案不完整,缺失严重,使得档案不能全面如实反映本人的客观情况。

   2.档案内容填写不规范,材料缺失,内容贫乏,甚至失实

   在档案材料填写过程中,填写随意,内容前后矛盾。如在招工时,为符合招工条件,有意将年龄填大,而为了延迟退休又在参加工作之后将年龄填小,使得一个人出现多个版本的出生日期。又如入党材料,由预备期到转正的过程时间长,跨度大,其间形成许多材料需要存档,如稍有不慎,管理不到位就会出现遗漏,造成材料丢失,档案内容贫乏。由于过去长期受到连续不断的政治运动的影响,人事档案的内容偏重于对人的政治思想和历史问题的记录,从而影响档案内容的客观性,目前档案材料仍存在着内容陈旧,信息单一,空话、套话较多,缺乏反映个人综合能力、业务素质的材料,尤其是个人业绩、成就、能力方面的材料较少,不能满足用人单位的需求,不能对一个人做出全面了解、做完整评价,不利于发现和使用优秀人才。

   3.干部人事档案管理人员配备不齐,调动频繁

   干部人事档案工作与其他档案部门的工作相比,更具有专业性、技术性、保密性和特殊性。但目前档案管理人员变更频繁,没有受过档案专业教育,造成档案管理人员缺乏对人事政策、规定及相关法规的学习,部分干部人事档案工作未由专门的行政部门来管理,不利于人事档案的管理。

   三、医疗卫生系统人事档案管理的对策

   医疗卫生系统的竞争归根结底是人才的竞争,人事档案是人才的主要信息来源,对医疗单位全面掌握人才情况,优化卫生人力资源配置起着重要作用,加强人事档案的管理,改进存在的问题,加强人事档案信息的开发利用,有利于卫生系统发展,提高竞争力。

   1.与时俱进,更新观念,强化档案的重要性

   医疗单位管理层要了解人事档案的重要性,重视其在人事工作中的地位、作用,在人力、物力、财力上保障人事档案的规范管理,宣传人事档案的重要性,增强全员档案意识,让员工充分理解、支持并协助管理人员管好档案工作,避免出现错填误填现象。

   2.健全各项规章制度,确保严格执行

   逐步健全人事档案管理工作制度,建立人事档案查阅制度、借阅制度,复印、保密、转递及收集制度,加强新进人员档案审核工作,做到新进档案材料完整,内容真实。同时做好日常档案材料的收集工作,采取定期和不定期收集的办法,主动了解人员信息变化情况,争取在第一时间将人员的奖励情况、学历情况、工资情况、职称情况等了如指掌,及时将材料归档,使档案内容丰富,做到有制度,有落实。

   3.提高档案管理人员自身素质

   档案管理人员要有良好的敬业精神,努力学习,提高自身素质与业务水平,了解用人单位需求,努力钻研业务,接受继续教育,参加培训,学术交流,以了解掌握人事档案专业领域的新方法及发展趋势,更好的为用人单位提供服务。

   4.增加档案内容,丰富完善档案资料

   人事档案要真正发挥作用,必须与时俱进,当前形势下,应丰富人事档案内容,以个人事实为准,兼顾社会组织的评价信息,以反映本人个性特色的材料为重点,不要千篇一律,一卷档案应全面反映员工所从事的专业,科研能力和学术水平,学习进修等基本情况,能真实记录反映那个本人政治思想学识水平,工作业绩等,即体现德、勤、绩、能的水平,这才能更全面的了解一个人。

   5.加强现代化管理,提高工作效率,实现科技兴档

   实行计算机管理,建立人事档案信息库,实施电子档案,这样不但可以快速准确检索,获取个人信息,提高检索查阅效率,而且可以统计分析,为领导决策提供参考,提高工作效率,使档案工作者有更多的时间去从事档案信息的开发工作。

   总之,随着医疗卫生事业的不断改革发展,人事档案管理工作的重要性日益显现,我们要积极发现问题,解决问题,不断改进,在医疗科研、选拔人才中发挥更大作用,为推动卫生系统的发展做好服务。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com参考文献

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