ERP系统下的联营并表单位管理研究的论文

  ERP系统下的联营并表单位管理研究的论文近几年来,中石化系统在具有国际先进管理理念的erp系统应用方面正在逐步深入,各项管理理念不断融合创新,各项模块功能也不断应用深化 为统一核算,加强管理,2008年7月,中石化浙江石油分公司成功地将180多座联营并表加油站纳入erp系统核算管理,妥善地解决了同一公司代码下的分单位核算管理问题,进一步提升了erp系统在销售企业的深化应用。 联营并表单位纳入erp系统核算时,以一个公司代码进行核算,组织架构紧凑,系统配置简捷,联营并表单位的进货与母公司的销售直接集成,充分实现了数据共享,极大减少了手工劳动量。联营并表单位既可以全省统一出具报表,用于全省报表合并需要,又可以分单位出具报表,账页,适应备联营单位当地报税需要。 一、分析需求提出实施方案 浙江石油分公司拥有180多个联营并表加油站,分散在各地市分公司,基本上使用原有的中石化财务核算系统进行管理,数据分散,版本也不太一致,各单位核算方法也存在一定的差距,日常报表收集汇总工作繁琐,业务销量统计也存在一定的困难。随着对erp系统理解的深入,经总部信息处同意后,浙江石油分公司作为销售企业进行联营并表单位的erp上线试点。 浙江石油分公司联营并表单位较多,且每个联营控股并表单位都是独立的经营主体,需单独纳税及对外披露财务报告,原来的财务核算系统中各联营单位都设置了独立的公司代码。但在erp中,如果设置多公司代码将导致系统组织架构臃肿、系统配置复杂,当新增或减少联营单位时,需要繁琐的系统后台配置,日常维护变得非常困难。WWW.11665.cOM 根据浙江石油分公司的现状,经过反复讨论后,决定将联营并表单位虚拟成一个公司代码,各联营并表单位在该公司代码内以利润中心进行区分,利用sap系统利润中心模块的功能,实现各联营单位的财务核算管理需要。同时,改进浪潮erp报表抽数系统,根据sap利润中心出具分单位报送报表。 整个实施过程基本上围绕利润中心进行流程设计。我省提出的联营并表加油站在虚拟的公司代码下,可以视同为自然利润中心,各联营单位(加油站)都是企业独立经营单位,具有材料采购权(一般是从母公司采购),生产决策权,价格制定权,产品销售权,有很大的独立性,类似于分公司,分厂等,它们直接与外部市场发生业务上的联系,销售其商品,既有收入,又有成本,可以计算利润,将其完成的利润和责任预算中的预计利润对比,评价和考核其工作业绩。 二、各模块实施流程介绍 在设计联营企业erp流程过程中,为分清各独立核算单位数据,以利润中心为主轴,各模块的核算数据与利润中心紧密挂钩,无论是财务凭证数据、还是其他模块集成的数据都带上利润中心信息。系统横向可视同为一个核算单位,核算口径一致,报表统一编制:纵向以利润中心为轴心,数据相互独立,脉络清晰,可以分别出具各单位报表。 (一)总体组织架构 1在原有sino控制范围中,增加313g公司代码,用于联营并表单位核算。 2库存按独立核算单位分别设置,由于每个联营单位使用不同的库存价格,需要在公司代码下为每个联营单位设置一个工厂。如果某个联营并表单位有多个站点的,则按库位进行设置。 3每个联营并表单位设一个利润中心,按地市设利润中心组标准层次(如杭州,宁波,温州等):如果要查询不同地市下的某类加油站(如海上网点),系统支持非标准层次的汇总查询功能。 4一般每个联营并表单位设置一个成本中心,并按地市设置层次范围,如果联营并表单位有多个站点或部门的,也可以设置多个成本中心,但都对应到同一个利润中心。 5联营并表单位3139公司代码下,仅配置一个销售组织、一个采购组织,这样组织架构相对比较简练。每个联营加油站设置为一个销售小组,以销售小组作为依据进行利润中心区分;按地市设销售办公室,各地区的销售小组归属于相应的销售办公室。 (二)一般的财务核算业务 将资产,负债类科目的利润中心全部开放,修改“字段状态组”的字段属性,录入财务凭证时,强制输入利润中心:损益类科目原先配置就要求强制录入成本中心,利润中心。系统进行程序加强开发,通过程序强制规定某个联营加油站的用户,只能录入本单位利润中心的财务凭证。 联营并表企业erp系统中的财务用户一般是一个加油站配置两个账号(因月末操作频繁,可能会有冲突),其他销售,物料模块一般只配置一个账号。在erp系统中定义对照表如图1。 erp系统中开发财务凭证出口检查程序,进行强制限定:(1)根据自定义表上的对应关系,检查用户账号与录入凭证的利润中心是否一致;(2)不允许存在虚拟利润中心的凭证记账;(3)凭证各行项目不允许存在跨利润中心的财务凭证,确保利润中心记账的完整性。 (三)sd模块集成业务 对加油站的销售订单创建,发货过账,开票生成销售财务凭证过程,进行了程序开发,并定义为自动后台执行程序,日常销售数据可以通过模板进行自动导入。在开票生成销售财务凭证时,通过销售小组,工厂从对照表取得利润中心,自动替代财务凭证各行项目(销售收入,应收账款,销项税金)的利润中心;销售发货过账生成的成本凭证,通过工厂从对照表中取得利润中心,自动替代各科目(库存商品,销售成本)利润中心。销售集成的自定义对照表如图2。 财务人员进行收款清账时,财务手工记账业务利润中心输入方式同于一般总账业务,打开凭证利润中心字段,手工输入利润中心,并进行系统凭证出口校验。 (四)mm模块集成业务 联营并表加油站的日常进货,一般全部从浙江石油分公司(母公司)购进,erp系统中母公司(3120)的销售数据就是联营企业(3139)的购进信息,可以实现数据共享,减少人为的工作量,真正实现公司间数据集成的无缝链接。具体流程如下: 1 首先统一全省母公司对联营企业的销售方式。规定物流中心或商客中心提前一天根据联营加油站的销售计划,在系统中创建次日的非定量销售订单,次日当联营站确实需要提油时,调运部门指派车量到油库提油,erp系统自动开具发票,如果订单数量有结余则系统自动拒绝,将库存返回到own库存。 原先有的地市公司日常加油站先提货,月末再一次性开票,日常挂在已销未提上。统一销售流程后,对联营站的销售按照实际反映,不产生已售未提,确保母公司销售给联营加油站与联营加油站从母公司的采购数据完全一致。 2各联营并表单位6月末进行实际库存盘点,保证账实一致,每个加油站

  

(各库位)全部取消负库存,避免上线后产生成本差异。 3母公司(3120)销售与联营并表企业采购集成程序分为两个部分:股份公司对联营并表单位的销售,日常不再用vf01/vf04出具发票(系统会自动控制提示),必须由自开发的集成程序集中出具发票,事务代码为:“zsdizj171——股份公司对联营加油站销售交货单查询及自动出具发票”,程序通过对照表负责判断哪些销售是对联营加油站的销售,建立与联营并表单位的对应关系并出具发票,并在erp系统相关的销售内表中加注标识。销售清单查询表如图3。 母公司(3120)开票时必须正确填写“售达方、送达方”单位编码,通过“售达方”来判断是不是销售给联营并表企业(3139),并通过“送达方”来确定收货库位,为确保数据准确严谨,程序要求“售达方,送达方”必须同时与对照表一致。自定义对照表如图4,图5。 第二步联营并表企业采购事务代码为:“zsdizj172——联营加油站创建采购订单并收货及发票校验”,此程序按照上一程序建立的对应关系自动为联营并表单位创建采购订单并进行收货和发票校验,生成财务凭证时按“售达方、送达方”进行利润中心替代。目前我省将这个程序后台定义为每天晚上自动执行,联营并表企业的收货,发票校验实现自动生成。 4规定母公司销售与联营并表企业采购应每天进行日清日结核对,母公司按销售清单进行查询,查询某个加油站的销售时,可以按售达方限定查询i联营并表企业采购查询提供了一个采购查询事务代码:“zsdizj173-股份公司发票/联营加油站采购订单查询”,程序也通过“售达方”进行数据筛选,查询表式如图6。 因联营并表企业的采购定义为每天晚上自动执行,各联营并表单位对采购数据进行日清日结核对时,一般核对至前一天晚为止,月末应在下月初1日进行全月核对。 5另外,一旦由于母公司(3120)销售订单内容错误造成单据冲销,必须在冲销母公司销售发票后,手工冲掉联营并表单位的采购收货及采购发票校验,集成程序不支持自动冲销。 6联营并表企业的其它物料移动,生成的相关财务凭证的利润中心数据,通过工厂对照表替代相应的利润中心。 7财务人员付款清账时,财务手工记账业务利润中心输入方式同于一般总账业务,打开凭证利润中心字段,手工输入利润中心,并进行系统凭证出口校验。 (五)am固定资产相关业务 联营并表企业在erp系统中的资产按明细数据进行管理,各联营并表单位要按照系统上线要求整理并核对完成现有资产数据,上线后操作基本上同于母公司sap系统操作。 固定资产主数据均存在所属成本中心标识,各单位资产主数据通过成本中心进行区分,日常资产变动,折旧生成会计凭证时,根据资产主数据所属成本中心对应的利润中心进行凭证替代。 对于母公司现行利润中心变更采用的方法,不适用于联营加油站的资产转移。联营站的资产转移采用公司间资产调拨的流程处理,一般也可以通过一方报废,另一方重新购入的方式进行转移。 (六)日常分单位数据查询 erp系统中“会计—控制—利润中心会计—信息系统”菜单下的事务,多方面支持按利润中心的数据查询,这些报表可以提供利润中心或利润中心组(地市)的各个科目明细及汇总数据。主要的查询方式有: 1利润中心科目行项目查询:ke5z—利润中心:实际行项目。 2资产负债类科目分利润中心余额查询s_alr_8701 3336计划/实际资产负债表科目。 3损益类科目的分利润中心累计发生额查询:s_alr_8701 3340利润中心组计划/实际比较。 3客户未清项查询:s_alr 8701 3343利润中心会计的报表->应收未清项目。 4供应商未清项查询;s_alr一8701 3343利润中心会计的报表一>应付未清项目。 (七)报表查询和编制 联营并表企业报表编制通过两种方式完成,主表(资产负债表、损益表)在erp系统中通过报表绘制器reportpainter进行编制,支持日常实时查询;月末全套股份公司报表仍通过浪潮erp报表抽数系统编制。 1erp系统的报表绘制器reportpainter采用结构化的方式编制报表,具有“所见即所得”的效果,并支持实时数据查询。 设计时从glpct系统表中取数,利润中心(组)作为“一般选择条件”,即支持单个利润中心查询,也支持利润中心组方式查询,设计的资产负债表和损益表放在同一个报表组里,并将其生成为事务代码:zfrzj028,日常查询起来十分方便。 2月末编制全套股份公司合并报表时,因部分报表格式比较复杂,报表绘制器reportpainter无法满足要求,仍采用浪潮erp报表抽取系统编制。抽数系统设置“字典维护—单位字典”时,首先设置3139单位字典,用于全省联营并表企业统一报表编制;再按各单位(加油站)顺序分别设置4位“单位字典”。 设置的4位单位字典与利润中心建立对照表,存到erp报表抽数据系统中。内部报表抽取数据整理时,各数据库表都根据利润中心对照表新增一列单位编码字段,报表公式设置时,通过宏替换增加单位编码限制条件。当打开某个单位(加油站)的报表计算时,系统会自动地将公式中的宏替换为当前报表的单位编码,方便地实现分单位公式取数。

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