A公司设备资产管理信息化实践

  A公司设备资产管理信息化实践

   姬剑平

   上海交通大学上海201203

   摘要:为适应企业信息化管理的趋势和公司设备资产管理日益增加的难度和需求,提出了一个完整的设备资产管理信息化系统的方案。基于工作流的设计思想,集成固定资产、设备维护和项目管理的业务流程。在需求分析的基础上设计了信息化系统的模块、结构和数据库,并通过在企业的应用验证了系统的管理效果和效率。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词:资产管理;信息化

   1 概述

   对于现代企业而言,随着设备和资产的数量不断增加,大多数的企业的资产管理模式无论是管理效率还是管理质量,都达不到信息化时代企业的经营管理的需求。[1]网络技术的发展,云计算、物联网等概念的兴起和普及,已经给设备资产管理系统的建设和发展带来了革命性的改变。[2] A 公司作为全球著名的汽车生产集团在国内的基础科学研发中心,拥有71 个实验室中心设备资产种类繁杂,价值累积超过1 亿美金。中心目前的资产管理主要负责方为BusinessOperation Group,其管理工作涉及方面多样,工作量大,但目前仍主要利用邮件沟通、文档管理、账册存档等传统方式进行管理工作。由于管理对象庞杂,情况多样,涉及人员较多,经常产生沟通缓慢,反应迟钝,重复工作等多种问题。因此,该中心迫切需要建立一套设备资产管理信息系统,将各种资产管理,设备维修,工程项目的管理等工作纳入统一的信息系统,实现对各项工作的全线监控。

   2 资产管理系统设计和应用

   2.1 业务需求分析

   A 公司作为一个基础科学研发中心,资产主要包括普通的办公室设备和实验室仪器设备。目前对设备资产的管理包括采购入库、日常管理、设备维修、耗材管理、工程项目等几个方面。设备资产的管理维护和使用涉及到各方面的人员包括:各组工程师是设备的使用人员,需要利用系统进行固定资产查询,查看固定资产的信息和可用情况,申请领用。Business Operation Group 是主要的资产管理方,需要在系统中对所有的资产进行在线管理。维修部门对维修工单进行操作。项目经理需要在系统中提出立项申请,立项之后需要进行项目的计划管理。

   2.2 系统设计思想和方法

   本系统主要设计思想是基于工作流理论,用工作流的思想对企业资产的各业务流程进行分析,设计几大功能模块,各大模块内分别在各自的主要管理思想的基础上对各自的业务进行信息化操作。[3]固定资产管理模块采用全生命周期管理,维修管理模块采用了以工单管理为主线的EAM(企业资产管理)管理模式。在软件实现技术方面,系统的架构方法采用了目前流行的B/S 三层架构,系统结构包括客户端(浏览器),应用服务器和数据库三层结构。

   2.3 系统结构

   作为一个综合性的资产信息平台,本系统覆盖了一个研发中心固定资产管理所需的多个方面,内容较多,数据比较复杂,软件设计总体目录应清晰明了。

   3 系统应用

   由于系统采用B/S 的结构,客户端就是浏览器,所以各相关人员只要有电脑和互联网,在任何地方都可以登录使用管理系统。系统使用人员包括Business Operation Group 员工,各组的工程师,维修计划人员,项目经理,公司领导。这些人员分别属于不同的用户组和角色,所对应的权限各自不同。

   3.1 固定资产管理模块应用

   在固定资产模块,主要的操作人员及相关工作包括:淤工程师和其他需要使用设备的员工主要进行资产查询和领用。进入查询模块,通过输入资产的名称、编码、类别、所属部门及目前状态等信息进行查询,查询结果显示所有符合条件的资产列表,包括资产的可用状态。于Business Operation Group 员工在该模块中对固定资产进行登记入库,状态监控,报废处理等操作,对资产的全生命周期进行管理。盂决策人员或财务人员在进行资产统计分析时可直接在系统中对某个或某一类或是全部资产进行统计分析,根据要求可以生成各种列表便于统计。

   3.2 维修管理模块

   维修管理模块主要是维修工程师和维修计划人员等对工单进行操作。工单生成后,计划人员进行审批,此时工单处于“审批”状态;审批通过后转入物料计划人员分配工具、材料等,工单处于“等备料”状态;准备完成后工单下发到相关施工人员,进行维修或建设工作,工单处于“执行”状态;完工通过验收后工单变成“关闭”状态。通过工单列表可以随时查看所有工单的状态和其他信息。

   3.3 项目管理应用

   对于新的工程项目,比如建一个新的实验室,项目管理模块提供了从项目前期准备到最终验收结案的所有管理操作。主要操作人员包括项目经理、计划人员和领导层决策人员:淤工程师及一般项目经理可进行项目申请,填写项目信息并上传项目建议书。系统将自动按照预设流程进程审批流程。于立项之后进入项目跟踪管理,跟踪管理的主体为项目计划及跟踪。项目日历查看项目的日历排程。该图可以更直观地查看项目的任务分解和日程安排,利用跟踪该图可以查看目前项目的进展与项目计划的对比。项目立项和实施的过程中,涉及到大量的文本文档资料,利用文档管理对这些资料进行统一的管理保存。

   将管理信息系统应用于公司的资产管理的过程中,各部门人员通过系统的不同模块和功能,对设备资产的管理、使用、维修、建设进行统一的管理。通过一段时间的试用,系统的结构设置清晰合理,数据流转正常,各功能跳转和信息传输有效。基本可以完成资产管理的所有流程,并大大提高了管理的效率。

   4 结论

   文章以一个科研中心为例详细讨论如何针对企业的资产管理方面设计一个综合性的信息管理平台的过程和意义。以需求分析为基础,以工作流的思想为原理,经过详细的结构设计,完成了一个以不同业务模块为框架,信息充分共享的信息平台。将信息平台应用于企业的设备资产管理后,有效促进了设备和资源的有效运行和优化配置,达到了预定的效果,验证了信息化管理的可行性。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com参考文献:

   [1]邱灼雄,高校固定资产管理信息化发展趋势研究[J],实验技术与管理,2011,28(8):192-194,197.

   [2]朱鸿,论企业固定资产管理模式的发展方向[J],现代商贸工业,2010,22(19):80-81.

   [3]王永辉,基于工作流的高校固定资产管理系统的设计与实现[J],中国电子商务,2011(4):138-139.

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