新形式下人事档案管理的信息化建设分析与研究

  新形式下人事档案管理的信息化建设分析与研究

   武庆文 山西煤炭职业技术学院

   摘要:人事档案记录着一个人的成长、工作经历、相关的成绩以及思想认识和个人能力等,它是相关的人事单位进行人才选拔的重要依据。因此,对于人事档案的管理具有十分重要的作用,特别是在新形势下,对于人事档案进行信息化的管理更是一项十分重要的工作。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词:新形势 人事档案管理 信息化建设

   随着我国经济的发展,传统的人事档案管理方式已经不再适应经济发展带来的一系列变化。人事档案管理作为人事管理工作中的一个重要环节,对于档案的管理也是衡量人事管理工作的一个有效标准,同时也反映出工作部门和工作人员的工作效率。

   一、人事档案管理存在的问题

   第一,相关部门或者工作人员对于人事档案管理的认识不够充分。其中一些工作人员认为只要不发生泄露和丢失的现象,就是对人事档案最好的管理。事实上,这样的认识使人事档案管理的工作处于一种应付的状态,大大降低了工作的质量。

   第二,人事档案管理的相关力量比较薄弱,管理水平比较低。目前,很多的人事档案管理工作人员没有经过相关的培训,对于这项工作还是比较陌生的;还有一些人事档案管理部门的档案储存设备不够齐全,而且管理方式也比较落后。

   第三,人事档案的收集工作管理不力。目前,对于计算机技术的应用力度在人事档案方面还是比较不够的。这严重影响了人事档案管理工作的效率。

   第四,人事档案管理的信息化水平比较低,在很多的相关人事档案管理部门,计算机技术还没有得到应用。

   第五,人事档案利用水平比较低,没有使人事档案充分发挥作用。众所周知,人事档案是对个人相关资料和信息的全面收集和整理以及保管。人事档案管理,是为用人单位提供人才选拔的相关依据。然而,目前许多档案管理都是处于十分保密的状态,致使人事档案的利用率不高,没有发挥人事档案自身的价值。

   二、人事档案管理中问题的解决

   第一,相关人员必须要加强对人事档案管理的认识。首先,一定要对人事档案管理工作的重要性进行宣传,为档案管理工作营造一种比较和谐的工作氛围,从而增强工作人员对档案管理工作的足够重视。其次,相关的领导也应该对档案管理有足够的重视,并把这项工作加紧落实。最后应该加强档案管理工作人员对档案的认识。对于工作人员不断加强培训,提高他们的业务水平,为档案管理提供更好的服务。

   第二,不断强化人事档案管理工作的规范化。首先,应该对档案的归档工作进行程序化,并且不断建立健全人事档案的管理制度。其次,一定要对人事档案管理进行规范,在管理的过程中进行有效的鉴定和整理。再次,应该建立标准化的管理设施,配置相关的档案设备,促使人事档案管理实现现代化。最后,应该督促管理人员严格遵守档案管理的制度,实现档案管理工作的制度化。

   第三,加强档案管理工作人员的责任感,让他们用正确的态度对待档案管理工作并且在管理的过程中,进行良好的保密工作,使他们更科学地进行档案管理,促使人事档案管理工作得到有效的保障。

   第四,不断加强对人事档案管理设备的管理,进行专门的防火等检查,有效确保设备的使用寿命,确保档案管理工作标准化和规范化。

   第五,利用计算机技术,不断实现人事档案管理工作的信息化,并且建立一支档案管理的队伍,促进人事档案管理工作的有效发展,进而不断丰富人事档案管理的形式,有效降低人事档案管理中的成本,不断提高人事档案管理工作的效率。

   三、人事档案信息化管理的优越性

   第一,能提高人事档案管理的效率。人事档案记录的信息是比较全面的。如果利用计算机技术进行人事档案管理的信息化,就可以使相关的工作人员很快捷很迅速地找到相应的信息,不断提高工作效率。

   第二,能有效降低人事档案管理的成本。传统的纸质档案的管理,既占有大量的空间,还需要很多的成本,还要对其进行防火防水的保护;同时纸质档案也容易磨损,造成信息读取模糊。如果利用计算机人事档案管理实现信息化,并对人事档案实现有效的共享,并利用相应的云储存,使人事档案管理更加安全、方便且低成本。

   第三,能丰富人事档案管理的形式。传统的人事档案管理是以纸质档的形式出现的,形式比较单一。如果利用现代化计算机技术,档案管理就可以实现以文字、图像、音频或者视频等形式进行存储。

   综上所述,实现人事档案管理的信息化,能够不断提高人事档案管理工作的效率,降低人事档案管理工作的成本,提高管理中的安全性和可靠性。通过信息化手段,对管理人员进行云储存,实现管理的方便快捷,从而促进档案资源的相关的开发和利用,不断推动档案工作向更高的水平和层次发展,不断使档案管理适应新形势的要求。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com参考文献

   [1 ] 王静霞. 人事档案管理的信息化建设研究[ J ] .产业与科技论坛,2014(2)

   [2]孙冬云.人事档案管理信息化的对策研究[J].信息技术,2012(5)

   [ 3 ] 郝小红.新时期人事档案管理信息化建设研究[ J ] .办公室业务,2012(15)

   [4]管建辉.浅析人事档案管理信息化建设[J].党史博采(理论),2013(10)

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