打造工程索赔全过程管理体系

  打造工程索赔全过程管理体系

   文 林娲

   工程索赔是集合工程技术、施工经验、合同知识、法律经济基础等多方面知识的综合学科,是要求很高的经营管理活动,对于大多工程项目,索赔的出现在所难免,它是合同双方合理申张自身权益的手段,要做好合同索赔工作,必须在整个工程全过程中树立起索赔意识,建立索赔管理体系。

   为了规范建筑市场,国家、有关部委、各级政府先后出台了《建筑法》《招投标法》和建设部发布的《关于促进工程建设索赔工作健康发展的意见》等法律规章,这些对于转换国有大中型施工企业经营机制,建立现代企业制度都发挥了重要作用。但是,长期经济体制影响下产生的烙印,还在思想上束缚着我们。因此,要做好索赔工作,首先要端正对索赔工作的认识,扫除思想障碍。树立全局观点,从实际出发,提高业务技术素质,熟悉法律法规和合同条款及索赔方法,才能提出合乎实际的索赔资料、取得索赔要求的合理解决。其次,要搞好工程索赔工作,必须从加强合同管理人手,实行三管理(全面、全过程、全员)。要提高对经济合同重要性,特别是严肃性认识,充分认识到合同是索赔的基本依据,从而加强对合同的分析、履行和工程索赔的管理。

   开工前,组织施工合同交底会

   会议要由项目经理亲自主持,项目部所有管理人员参加。会议的内容是将施工合同的条款内容以及相应的注意事项交底,主要包括承揽施工工程的合同编号,合同开工时间,合同竣工时间,合同工期,合同的建筑面积,合同要求的质量目标,合同确定下来的钢筋,水泥,木材的用量,招标文件中技术洽商和经济洽商划分的洽商造价临界数值,招标文件中要求投标单位按照业主指定的技术方案不同时可以办理经济洽商,招标文件中规定的哪些内容需要报价,哪些内容不需要报价,哪些内容业主指定专业分包,实际施工过程中哪些内容不允许进行经济调整,哪些内容允许进行经济调整,招标文件中规定的投标范围内的施工范围等。

   让项目经理部所有管理人员能够非常透彻地明白项目部承揽的施工任务的合同情况以及招标内容,以便于管理人员在实际施工过程中能够清楚哪些技术方案发生了变更,我们可以去办洽商;哪些内容的费用在投标价格里已经包括等,做到人人心理都有一本合同,这样,在施工过程中就能够及时发现合同变更,收集合同变更资料,为以后办理工程索赔做足铺垫。

   施工中,严肃认真地履行各项条款

   用合同规定约束施工行为,完成合同要求的任务。按照经济合同法的原则,履行双方的权利义务是平等的,索赔也是在履约双方之旬进行的。由于一方不执行合同而给对方造成经济损失时,对方有权依据合同约定提出索赔要求,所以项目部在认真履行合同义务的同时,避免给发包单位造成索赔的机会,即使发包单位违约,也应继续按合同行事。不能任意以拒绝执行合同为要挟,给自己的索赔工作增加困难。

   项目部各管理部门要齐抓共管索赔工作。在熟悉合同条款的基础上,各管理部、要加强对索赔的管理。施工技术部门在施工时,要掌握影响施工的索赔机会,并做好记录。通过调查研究编制出施工组织设计和详细的工程进度图表,并取得发包单位或委托的监理工程师批准。如,甲方提供的施工准备完成情况,施工中的变更设计等;物资设备供应部门要掌握物资设备供应上控制数量、保证质量、注意料价调整与成本变化;财务计划部门要按成本核算原则,通过对比分析寻找影响工程建设的原因。由于这种影响是经常的,索赔的机会也是随时可能发生的,而且与各职能部门有着密切的关系。

   做细索赔资料管理工作。在合同管理中,项目部应注意做好索赔资料的收集整理工作。日常工作委派专人跟踪管理,资料完整,手续齐全,并把它纳入微机储存。这样,才能在索赔时做到有理有据。所谓有理有据就是使索赔事件具备成立的三个条件,即:有既成事实;有责任归属的证据;有索赔资料和数据。也就是说,与合同对照产生的事件已使施工单位出现费用增加或工期延长,不是虚拟臆造的。费用增加或工期延长的原因,按合同约定不是施工单位造成的责任。按索赔程序规定,施工单位已在规定的时限内(FIDIC土木工程施工合同条件规定为28天内)向发包单位或监理工程师发出“索赔意向通知” “同期纪录” “索赔详细报告”等索赔资料(包括计算数据)。上述三个条件并无先后主次之分,但应同时具备。常见的索赔资料有:招标及合同文件(包括变更文件、各种会议纪要);施工日志;往来函电、气象资料、工程照片及声像资料;工程进度计划(包括批准的施工组织设计);工程结算资料和有关财务报告;工程检验资料;分包合同、采购单、工资单、官方的物价指数、国家法律法规等;工程图纸及变更洽商;其他资料(工程概预算、索赔有关的证明等)。

   避免口头协议。有些时候,作为施工单位往往为了与建设单位搞好关系,不伤和气,而不愿意以书面的形式解决问题,总是爱以口头通知的形式作为增加施工任务或者洽商变更的依据。这样对以后的工程结算工作是非常不利的,正是由于建筑工程施工有时间长的特点,所有一定要有文字依据。作为施工单位就要主动作出书面文字记录,请业主签字后再施工。 方面能积极配合业主工作,另一方面为以后的索赔工作提供有力的证据。

   竣工后,加强工程结算的管理

   在工程竣工后,项目部就应该着手进行工程结算的编制工作。工程结算应以中标概算为基础,由洽商增减账、工程索赔、指导价价差、竣工期调价系数等项组成。竣工结算编制好后,应报项目经理及上级领导部门审核,审核无误后方可报业主审批,竣工结算应尽量做到不漏项。索赔管理是施工企业经营管理中的 项不可缺少的内容。树立正确的索赔理念,采取有效的方法,恰当地掌握尺度是十分必要的。作为承包一方为了谋取正当权益,理应积极地做好索赔,避免遭受不应有的经济损失。

   总之,索赔的成功率越高,赢利的能力越强。有效的索赔能够促进承包商合同管理和经营管理水平的提高,我国要大力发展国际建筑工程承包事业,除了要提高企业的生产技术水平之外,还必须向国际上知名的承包商学习工程管理,借鉴他们的经验教训,努力提高合同管理能力,增强施工索赔意识,提高索赔技能。

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