质量管理原则与档案管理之我见

  质量管理原则与档案管理之我见

   文/ 中国原子能科学研究院王继荣

   【摘要】本文借鉴质量管理原则中的“领导作用”和“全员参与”,分析说明其对档案管理的重要性,以及如何做好档案工作的一些具体措施。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词领导作用;全员参与;档案管理

   八项质量管理原则是“以顾客为关注焦点,领导作用,全员参与,过程方法,管理的系统方法,基于事实的决策方法,持续改进,与供方互利的关系”。它高度概括,以易于理解的语言表述了质量管理最基本、最通用的一般性规律,更为质量管理提供了正确的理论,从而产生正确的方法。这些原则是一门管理的哲学,是一种管理的境界,是当代先进的管理理念,是重要的质量意识。本文仅就其中的“领导作用和全员参与” 两项原则,结合工作实际,谈一谈对于档案管理工作的重要意义。

   一、领导作用

   第一层,是企业领导者。他们应充分认识档案和档案工作的重要性。档案是国家信息资源和国有资产的重要组成部分,是企业建设、生产、运营与发展过程的真实记录,是企业国有资产运营、管理的重要凭证与依据,也是企业不可或缺的信息资源和重要资产。确保企业档案的完整、准确、系统、安全和有效提供利用,对于维护企业合法权益,提高企业核心竞争力,促进国有资产保值增值具有不可替代的重要作用。企业领导者在制定相应的政策和策略过程中,特别是档案信息化建设方面,因为投入大,而未来产出——社会效益和经济效益的不确定性和隐匿性,较之主营业务没有可比性,较之其他,如:质量、安全管理,国家法律法规有强制性要求,又缺乏迫切性,所以权衡中,处于主导地位并起着关键作用的企业领导,重视或不重视档案工作有着天壤之别。

   第二层,是业务部门领导。以科技档案为例,作为项目负责人或部门行政正职,应该充分认识到科技档案对于科学技术的交流与借鉴、继承与发展具有特殊功能。必须明确什么是科技文件,什么是科技档案。科技文件是直接记述和反映科技、生产活动的过程和成果。科技档案即具有保存价值的,履行了归档手续的科技文件。科技文件是科技档案的前身,要想确保科技档案质量,必须从科技文件的形成抓起,从项目立项开始即重视科技文件的收集和积累,例如:工程项目档案的收集, 在项目前期准备阶段,文件来源渠道比较多,内容繁杂,既有请示,又有批复,是整个工程建设的重要依据,并且只有一份原件,管理不当极易散失。又如:科研档案的收集,一般重大科研项目研究周期较长,文件形成具有随机性,因此既要注意集中收集,又要注意平时收集。部门领导应提早安排专人负责此项工作,在编制科研、生产、基建、经营等各项工作的管理制度和程序文件中,把科技文件管理和归档工作纳入进来,实现“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作,要把档案工作列入领导议事日程、目标责任制、年度考核。

   二、全员参与

   企业要设置档案部门并配备专职档案人员,以保障档案管理工作职能的正常履行,下属单位和各部门也应设兼职档案员,形成系统有人抓、层层有人管的档案工作网络。目的是要提高全员档案意识。

   第一是文件材料形成者。科研人员撰写报告严谨求实,实验记录准确有效;产品/ 工程人员精心设计;管理人员起草的文件准确、规范,这些凝聚着智慧和汗水的林林总总的文件,不是自己阅过、办过、用过就得;最终不应该只属于自己,不应该只散落在小小的办公室抽屉或文件柜的一角。它们更是本单位科研生产、建设项目、经营管理等工作的真实记录,对于具有长久保存价值的,更应该想着给它们找到最终和最好的归宿——那就是归档,集中统一保管到档案部门。另一方面,企业员工应以科研、生产、工程建设、管理等各项工作程序和有关标准、规范为依据,分阶段、分步骤完成各类文件的形成、积累和整理,确保应该形成的得以形成,形成之后的文件不丢失、不损坏。特别要注意薄弱环节,如:项目立项阶段;特别要注意容易忽视的原始性、过程性记录,如:相关评审、实验和测试记录等。而那些在各项活动中比较容易形成和积累的正式发文和成果性材料,如:技术报告、工程或产品设计图纸等,则要注意加强版本管理,确保同一文件的不同版本既相互区别,又相互关联,确保文件的修改过程得以完整全面地记录,具有可追溯性。

   第二是各业务部门负责人和兼职档案员。兼职档案员应负责督促、指导本部门人员做好归档文件的形成、积累;各业务部门负责人负责最终审核,确保关键材料、核心技术资料不缺失。

   第三是档案人员。他们的业务指导能力,体现在自身业务知识、计算机应用水平、各项工作流程的熟悉程度,特别要掌握文件控制程序,规范文件编制、流转、更改、分发、传输等各个环节,理解归档工作的各项原则,明确具体要求,并积极参加学习交流和组织培训,帮助提高全体人员的档案意识。

   如此,各部门各类人员各司其职,各尽其责,这就是全员参与,这就是做好档案工作的最坚实基础。

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