对高校基建档案管理工作的思考

  对高校基建档案管理工作的思考

   文/ 泸州医学院档案馆陈敏张晨史国培

   【摘要】本文从高校基建档案的特性和作用出发,分析其管理过程中常见的主要问题,然后针对问题提出对策。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词高校;基建档案;管理

   高校基建档案是指高校在基本建设管理和基本建设活动过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表以及声像载体材料等,主要包括综合管理、可行性研究、设计基础、设计文件、工程竣工管理、施工、竣工验收、基建财务和器材管理以及生产技术准备和试生产这八大类。高校基建档案记载了高校基本建设的发展历程,是高校建设发展的历史写照。如果高校基建档案管理工作不到位,就会在以后的日常维修和改造工程中缺乏依据,势必会造成人力、物力、财力的巨大损失。因此,做好基建档案的管理工作,应该引起高校档案管理部门的高度重视。

   一、高校基建档案的特性和作用

   (一)高校基建档案的特性。高校基建档案是一个相对独立的档案门类,它除了和一般档案一样具有原始性、信息性和价值性以外,还具有三个自身特有的属性。首先,基建档案具有专业性。基建档案是基本建设过程中的规划、建设、管理等各项活动所产生的材料,这些材料既相互独立,又有一定的联系。如果缺少建筑方面的专业知识,就难以对工程项目进行正确分类,更不用说对其中的材料作出正确的鉴定与划分。其次,基建档案具有成套性。基建工程从前期的准备、决策、施工到竣工验收以及后期的维护和改造,必然会形成一系列相关的成套文件。再则,每一个单项工程和整体工程的档案材料是一个相对独立而又不可分割的整体。最后,基建档案时间跨度长,涉及单位多。高校一般档案按年度归档,年度结束后即按要求立卷并移交档案管理部门。然而,基建工程从立项到竣工验收少则在一年之内,多则几年,牵涉的部门有建设单位、施工单位、监理单位、设计单位和城建档案馆等,因此,做好高校基建档案工作,需要多个单位长时间通力合作。

   (二)高校基建档案的作用。高校基建档案的及时、准确归档并得到安全保管,不仅能为高校节约大量资金,还能让高校的基本建设健康有序发展。高校基建档案客观反映高校基建项目的总体规划、实施计划、构建设计、组织施工、后期维护和改建等方面的情况,也如实记载了校园基建工程从立项到竣工、交付、使用及运行管理全过程的情况,具有历史凭证作用,是考究高校基建工作历史和研究高校基建工作前景的科学依据;同时,高校基建档案对高校基建工作有指导意义。基建工程的各种统计、报表、维修、扩建等离开基建档案都将寸步难行。缺乏基建档案,后续的维护和改建缺乏依据,不仅费时、费力还费财。此外,高校基建档案还能解决由基建引起的纠纷,具有维权作用。

   二、高校基建档案管理工作存在的主要问题

   (一)高校对基建档案归档无硬性要求,导致基建档案不完整。按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的要求,学校基建部门应从基建总投资中扣留5%,作为基建档案保证金,待基建档案材料归档验收合格后返还。在签订基建项目合同时,应在合同条款中增加档案材料验收合格才能验收竣工基建项目的条款,以便督促施工单位等部门重视档案材料的搜集和立卷。现实工作中,很多高校没有对此项工作作明文规定,只是口头提示,约束力不够,导致基建项目验收合格后,建设方找借口搪塞,基建档案搜集不齐全,甚至出现空白的现象。

   (二)基建档案产生部门和档案管理部门衔接不到位,致使归档档案质量不高。基建档案是一项专业性、技术性较强的管理工作。虽然目前很多高校的基建部门都设了专人负责整理基建档案,但是他们对档案的规范要求了解得不多,很多时候是按照自己的想法在进行档案的立卷归档。同时,高校档案管理部门人员对基建工作了解不够,对基建档案的归档一直以来参照的是国家教委办公厅1994 年出版的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》,这本书已有20 年历史,不能全面概括目前的高校基建档案工作。基建管理部门和档案管理部门缺乏沟通,造成基建档案的归档工作是移交什么就接收什么,难以保证基建档案的完整性、系统性和准确性。

   (三)纸质档案和电子档案未同步归档,基建图纸损毁严重。随着计算机技术的不断发展,电子档案归档成了必然。但是,很多高校没有实现基建档案的纸质档案和电子档案同步归档。没有电子档案,基建档案的利用服务工作只能依靠手工翻阅,不但加速了珍贵纸质档案的磨损,而且查阅速度很慢,完全跟不上时代发展的步伐。值得一提的是,基建档案中使用率最高的是基建图纸,基建图纸面积大,叠痕多,多次翻阅,更容易损坏。因此,基建档案,特别是基建图纸,应该实现纸质档案和电子档案同步归档,以保护档案的安全,延长档案寿命。

   三、加强高校基建档案管理工作的对策

   (一)提高重视程度,约束基建档案归档的系统、齐全和完整。首先,学校主管领导及基建管理部门应充分认识到基建档案的重要性,要引起高度重视并给予大力支持,认真研究和解决档案工作中的实际问题,从而建立起完善的基建档案管理制度体系,才能切实有效地保证高校基建档案管理的规范发展。

   其次,实际工作中要严格遵守“三同步”的原则,在基建项目立项时,就要将档案工作纳入到工程的各个阶段,纳入基建人员职责范围之中。在基建工程建设过程中,档案管理人员应随时对档案资料进行跟踪。在工程竣工验收时,档案工作人员要对施工单位所产生的档案进行检查验收,督促其提供一套合格的基建档案。最后,也是最有效的办法,就是利用合同约束手段,在合同签订之时即写明条款,如未按相应的管理办法归档,或归档档案不规范,即可采取经济手段制裁,从其工程款中扣除相应保障金,或者不对其工程进行验收,以此确保基建档案归档的系统、齐全和完整。

   (二)加强沟通和学习、提高归档质量。高校基建档案管理是一项专业性很强的工作,作为档案管理部门的人员和基建部门的档案管理人员,不仅要熟悉一般档案业务知识,还要熟悉工程项目的建设过程,要有建筑工程方面的知识。因此,参与基建档案工作的管理人员都必须努力学习业务知识,优化自己的知识结构,提高综合素质,以适应档案管理现代化的需要。除了具有档案业务知识和基建工作知识,加强部门之间的沟通与合作也是做好高校基建档案工作的重要方面。在整个基建活动过程中,档案管理部门的人员与学校基建部门的兼职档案员要加强互动与交流。在工程项目立项时,基建部门的工作人员要书面告知档案管理部门该项目可能涉及到多少档案材料。在工程项目建设中,档案管理部门要主动了解项目进展情况,对后期要交的基建材料做到心中有数。在项目完工收集档案材料时,要起到指导、督促档案完整系统归档的作用。

   (三)多渠道,实现基建档案,特别是基建图纸的电子化存储和利用。随着电子信息化、多媒体技术和网络技术的广泛应用,档案管理也从传统手工管理向现代的电子化管理转变,必须将计算机技术应用到基建档案的管理中,从传统手工作业方式向信息化管理过渡。高校档案管理部门可以充分利用计算机网络平台,通过信息化处理系统,完成电子版基建档案材料的归档,将基建档案的保管、检索、查询与先进的信息技术相结合,实现远程访问,这样用户就可以足不出户地查询到自己所需要的图纸或者其它基建材料。这样一来,不仅方便了档案利用者,借阅查阅时间,更能减少因为多次翻阅造成纸质档案的损毁,更好地保护档案的安全,延长档案寿命。对于馆藏已年久的重要基建档案,如图纸等,可以利用现代技术,如通过扫描、拍照等方式,实现老旧基建档案的电子化存储和利用,保护档案安全。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com参考文献:

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