基于公务卡结算的示范院校资金统筹管理研究

  基于公务卡结算的示范院校资金统筹管理研究

   张慧

   (广东食品药品职业学院 广东·广州)

   摘要:本文从公务卡结算的角度出发,针对省级示范院校建设项目资金统筹管理在推进公务卡结算改革过程中出现的问题,从公务卡要解决的财务管理、账务处理和数据分析等方面对公务卡结算改革及实践应用进行分析,切实加强对省级示范院校建设项目资金的管理,保证资金使用的合法性、合理性,提高资金的使用效益。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词:示范院校;公务卡;资金管理

   省级示范性高职院校建设项目涉及面广,涉及众多部门和人员,资金来源复杂,支出结算方式改革变化多,有支票、汇款、网上银行、公务卡结算等方式,而公务卡结算改革是国库集中支付改革的组成部分,采用“公务卡透支消费,凭单据发票报销,单位统一还款”以替代现金结算的方式,从而提高了省级示范院校建设项目经费支出的透明度,有助于从源头上堵住资金统筹管理的漏洞,保证资金使用的合法性、合理性,从而提高资金的使用效益。

   一、公务卡结算改革在实践中存在的问题

   1.影响公务卡结算改革的客观因素

   (I)商户拒绝为公务卡持卡人进行刷卡消费。现行刷公务卡的手续费由POS机商户承担的,部分商户为了避免操作麻烦及支付手刷卡续费,以各种原因拒绝为公务消费提供刷卡服务,从而影响了持卡人刷卡意愿。

   (2)POS机的设施配套不到位。县市之间的POS机设施配备数量不均衡,市级以上城市较为集中,而县级以下配备POS机成本较高,从而限制了POS机的发展数量,影响了持卡人的公务消费业务。

   (3)公务卡经办银行的办卡速度缓慢。对于公务卡办理申请,银行办理申请表一变再变,有时半年变一次申请表,有时三个月变一次申请表,更有甚者一个月变一次申请表,还需要补充各种申请材料。

   (4)职工因信用问题不能办卡。经办银行在办理公务卡时需要上报银行所在信用卡中心审批,审批时间较长,有时存在职工个人信用问题导致无法办卡,有时个人信用良好,但公务卡仍一直办不下来,银行业务经办人员对此无法解释,给资金统筹管理造成麻烦。

   (5)公务卡的监督力度有待进一步提升。虽然银行在公务卡的申请办理环节进行了严格审核,但对于使用以及注销公务卡等环节管理不是很到位,需要单位提醒职工办理注销等相关手续。如果持卡人本人不愿意主动注销公务卡,单位无法对该卡进行相关管理,该卡可以一直保持所有消费功能,公务卡的监督力度有待进一步提升。

   2.影响公务卡结算改革的财务因素

   (1)高校学生报销事项管理。由于高校面向学生,高校财务自然也面向学生经济事项的报销,而学生报销内容一般较为零散,时间跨度长、金额小且数量多。一般情况下还是学生垫付资金进行支付,事后才申请报销,而学生本人并不能办理公务卡,限制了公务卡的推行范围。

   (2)收款商户与开具发票单位不一致。现实报销结算中存在发票单位与刷卡收款商户不一致的情况,该商户多是为了节省刷卡手续费等原因通过租借其他渠道的POS机进行收款,影响了报销事项的一致性。

   (3)公务卡结算业务核算不规范。现行公务卡结算业务与还款业务是独立的,并没有融合在一起,如没有设置专门的公务卡结算会计科目,没有关联相关会计凭证,没有自动匹配与数据处理功能,结算业务没有做到规范,没有公务卡消费统计功能,不利于财务核算,不利于与国库系统之间的对账工作,也不便于持卡人查询公务卡消费和还款信息。

   (4)公务卡刷卡消费审批控制力度不够。公务卡具有一定的授信额度,持卡人可以持卡先消费后报销。虽然公务卡结算仍然执行公务行为的事前审批,但由于没有涉及现金支出,如果没有加强审批控制力度,会造成资金预算控制有难度,出现预算超支等问题。

   二、公务卡结算改革在实践中的应用

   1.公务卡结算的财务管理

   完善公务卡会计核算,确保公务卡结算与预算管理的有效联接,有利于提高预算资金的使用效率。按照省级财政改革尤其是省级国库集中支付管理制度的要求,以能够满足省级财政和单位资金动态监控管理的需要和方便用款、灵活用款为原则,以公务卡(信用卡)为媒介,按规定使用公务卡进行公务消费,最大程度减少高校现金结算业务量,具体可以从以下三个方面来加强财务管理工作。

   一是按照先刷卡后报销的公务卡结算业务特点来强化审批控制流程。加强事前审批控制力度,对不符合规定的票据视为个人消费行为,不予报销。

   二是根据照现金管理制度要求,严格控制1000元以下使用公务卡结算,1000元以上支出使用支票或汇款结算方式。这样,可以从审批流程管理和消费金额控制这两个方面来避免已经发生公务消费却不被单位认可而导致持卡人无法报销的情况出现。

   三是按照经费审批管理规定,严格执行预算管理,提高预算资金的使用效率。

   2.公务卡结算的账务处理

   (2)账务核算。高校财务人员在办理公务卡结算业务时,按照新的《事业单位会计制度》、《事业单位财务规则》和《事业单位会计准则》的规定进行账务处理。财务人员经核实发票和公务卡POS消费凭证等报销手续后,编制会计凭证。

   对于零余额账户资金的消费支出,编制如下:

   借:教育事业支出

   贷:其他应付款——公务卡还款

   ——零余额账户还款

   “其他应付款——公务卡还款——零余额账户还款”科目的贷方余额反映的是已报销但未办理还款的公务卡支出金额。在每次办理还款时,财务人员可以将“其他应付款——公务卡还款——零余额账户还款”科目的贷方发生额与国库集中支付系统确认报销的公务卡消费明细金额核对无误后,制作授权支付凭证,统一生成还款金额。

   借:其他应付款——公务卡还款

   ——零余额账户还款

   贷:零余额账户用款额度

   对于基本户等其他非零余额账户资金的消费支出,编制如下:

   借:教育事业支出

   贷:其他应付款——公务卡还款

   ——非零余额账户还款

   “其他应付款——公务卡还款——非零余额账户还款”科目的贷方余额反映的是已报销但未办理还款的公务卡支出金额。在每次办理还款时,财务人员可以将“其他应付款——公务卡还款——非零余额账户还款”科目的贷方发生额与国库集中支付系统确认报销的公务卡消费明细金额核对无误后,制作授权支付凭证,统一生成还款金额,同时将总金额通过非零余额账户汇款转到公务卡还款过渡账户。

   再由公务卡还款过渡账户所属银行根据上述提供的公务卡还款明细清单与转账汇入的还款总金额核对无误后进行公务卡还款处理,再将公务卡持卡人消费金额分别转入持卡人公务卡个人账户。

   3.公务卡结算的数据分析

   目前国库集中支付系统里的公务卡结算功能只能对使用零余额账户资金的公务卡消费进行审核和记录、汇总还款,高校使用了非零余额账户的资金,也只能通过公务卡支持系统进行查询功能,只能部分反映公务卡消费的信息。为方便进行公务卡消费数据的统计和分析,加强公务卡报销的内部控制与风险防范,在审核报销时,高校财务人员可以建立专门的公务卡台账,直接记录公务消费的时间、金额等多项明细信息,并与发票及刷卡凭证一一核对审核,对刷卡消费的信息进行查询、审核,确认无误后才能予以报销。具体如下:

   (1)表格1基础信息表。

   A公务卡账号B公务卡尾号C开户银行D刷卡人E原有账号F备注A公务卡账号:指持卡人的公务卡账号,初始数据可以跟开卡银行联系导入批量数据。

   B公务卡尾号:可以用插入函数RIGHT(根据所指定的字符数返回文本字符串中最后一个或多个字符),如“=RIGHT(B2,4)”,或直接输入。建议采用公务卡账号的后4位数,原因在于持卡人的POS消费凭证通常会用星号隐藏完整公务卡号,但会显示公务卡账号的后4位数,有助于信息自动校验,提高工作效率。经实践检验,同个高校持卡人公务卡账号的后4位数相同的情况不多,如有,只需单独标记。

   C开户银行:通常指高校零余额账户,也就是公务卡的开户银行。

   D刷卡人:指开立公务卡的持卡人姓名,如姓名为两个字,中间不可出现空格。

   E原有账号:由于持卡人开立公务卡后因各种原因重新更换公务卡账号,此处补充登记便于核对。

   F备注:注明其他事项。

   (2)表格2公务卡报销明细表。

   A序号B制单日期C凭证月份D凭证号E摘要F还款金额G刷卡金额H差额I公务卡尾号J刷卡人K经费指标A序号:指公务卡刷卡笔数,为便于统计,可插入函数SUBTOTAL(返回数据库中的分类汇总数),如“=SUBTOTAL(103,B$2:B2)”,只要你增加一行,序号就会自动增加排序。

   B制单日期、C凭证月份、D凭证号、E摘要、F还款金额:这五列信息完全取数自账务系统,每次还款时只需要导出账务数据再进行编辑处理即可。

   G刷卡金额:指POS消费凭证上的消费金额,与还款金额不同,两者有时会出现不一致。于是设置‘‘H差额”项目,设置公式为两者相减,便于核对金额差异。

   I公务卡尾号:此处需要手工输入,对照POS刷卡消费凭证,核对后进行手工输入,同时对“J刷卡人”项目插入函数LOOKUP (lookup_value,lookup_vector, re-sult_vector)(从单列区域返回值),可以自动返回刷卡人的姓名,自动核对消费凭证与持卡人消费信息一致。

   K经费指标:是登记公务卡消费还款资金来源。

   (3)表格3公务卡还款明细表。

   A凭证号B资金用途C刷卡日期D刷卡人E刷卡金额F还款金额G经费指标将表格2公务卡报销明细表的数据生成“数据透视表”作为表格3公务卡还款明细表,即以制单日期作为“报表筛选”对象,结合高校财务管理需要添加报表字段,并设置①凭证交单;②凭证制单(一审);③凭证合规性审核(二审);④凭证资金审核(三审);⑤凭证网上支付制单;⑥凭证网上支付审核;⑦领导意见等业务流程。

   以上,通过建立公务卡明细台账Excel表格的表格1基础信息表、表格2公务卡报销明细表、表格3公务卡还款明细表,可以将账务处理数据与公务卡明细台账数据进行匹配对接,再与省财政国库集中支付系统的公务卡功能模块进行信息录入,减少了财务人员对在信息审核方面的工作量,提高财务工作效率,快速完成公务卡业务处理。

   总之,高校推行公务卡报销,特别是对于省级示范院校建设项目资金统筹管理,有利于减少现金报销、能够提高预算资金统筹管理水平,对于从源头上落实“八项规定”有着极其重要的作用。因此,示范院校应以公务卡推行为契机,进一步加强建设项目资金统筹管理,不断创新财务管理理念,提高财务管理水平,提高资金的使用效益。

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